Face au défi du traitement des l’informations et des données au sein des entreprises, les solutions ECM, ou Enterprise Content Management, ont véritablement le vent en poupe. En effet, un grand nombre d’entreprise souhaitent repenser leur approche de la gestion des contenus internes qui à l’heure actuelle se traduit souvent par une multitude d’outils, un manque d’organisation et de process internes qui conduit bien souvent à la perte d’informations voire à la vulnérabilité des données en question. Or les données stratégiques sont le cœur et la richesse de toute entreprise.
Ainsi une solution ECM a pour but d’assurer les missions de stockage, de distribution d’archivage, de gestion et de diffusion des contenus de l’entreprise en assurant la mutualisation des outils qui étaient en place pour simplifier, rationnaliser et optimiser l’utilisation et le partage des données. Mais de façon au-delà de ces concepts, quels sont les bénéfices d’un ECM pour une entreprise ?
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Plan de l'article
Améliorer la productivité
Que l’on soit une petite ou une grande entreprise, dès lors que l’on est amené à gérer et traité un grand nombre d’information, il peut être particulièrement chronophage de retrouver un fichier précis dès lors qu’une organisation stricte n’a pas été mise en place et respectée à la lettre. La recherche documentaire constitue alors un impressionnant pôle perte en productivité pour les équipes opérationnelles, et en compétitivité pour les entreprises.
En rationalisant l’organisation des données et en facilitant leur accès et leur partage, un Enterprise Management System garantie un gain de temps considérable et permet aux équipes de se focaliser sur les tâches à valeur ajoutée pour l’entreprise.
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Réduire les risques liés à la gestion des données
Nous l’indiquions dans l’introduction de cet article, les données sont la véritable richesse d’une entreprise et comporte des informations stratégiques, légales et sensibles. Un déficit en organisation et en rationnalisant du traitement de l’information expose toute entreprise concernée à des risques de perte voire de piratage et de vol de données sensibles.
Tout en garantissant l’accessibilité de vos équipes aux données de l’entreprise, une solution ECM tel que OnBase par exemple assure la protection des données en s’appuyant sur les dernières technologies et les derniers protocoles en matière de sécurité. Traçabilité des données, protection contre les intrusions et les menaces extérieurs, les outils d’ECM assurent un niveau de sécurité contre la violation des données.
Optimiser et automatiser le traitement des données
Au fil des années, les entreprises ont la fâcheuse habitude d’accumuler d’énormes volumes d’archives, souvent sous format papier. Les ECM intègrent généralement des fonctionnalités permettant de faciliter la numérisation et la saisie des informations grâce notamment à des systèmes de reconnaissances graphiques. Ces fonctions permettent un gain de temps et offre donc une grande valeur ajoutée à l’entreprise.
Au-delà de la saisie des contenus, c’est plus encore l’automatisation des flux d’informations qui sont le défi actuel des entreprises. Les ECM sont en mesure d’intégrer les acteurs, process et fonctions au sein de l’entreprise afin de garantir le transfert des informations aux bonnes personnes selon les besoins définis à chaque niveau. L’automatisation des flux de travail facilite largement la communication au sein de l’entreprise, le partage des données et donc la performance opérationnelle.
Du fait des ces bénéfices, un grand nombre d’entreprise assurent actuellement une transition numérique intégrant notamment la mise en place d’une solution ECM.