Nos habitudes dans notre quotidien évoluent de jour en jour. À titre personnel comme professionnel, les différentes avancées technologiques ont eu un impact dans tous les domaines. Il y a désormais une application mobile pour chaque chose, ou un site web pour répondre à chaque besoin. S’il est une solution qui devient désormais un réflexe, c’est bien la signature électronique. Signer un document en ligne semblait impossible il y a quelques années. Aujourd’hui, c’est presque monnaie courante !
Plan de l'article
Signer en ligne lors d’un rendez-vous physique
Cela peut paraître surprenant, mais il est possible désormais de signer en ligne un document alors que vous êtes en rendez-vous physique avec votre interlocuteur. Il y a plusieurs raisons à cela. Tout d’abord, la raison la plus évidente : plus besoin de tout imprimer ! En utilisant la signature électronique, sur tablette le plus souvent, vous limitez les impressions et c’est bien utile pour la planète. Accessoirement, on fait aussi des économies financières en divisant les achats de ramettes de feuilles.
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Cela permet de gagner du temps aussi. En effet, avec ce nouveau type de signature, vous n’aurez qu’à signer une seule fois un document pour que votre signature soit valable sur la totalité des pages du contrat. Quand on voit le nombre de pages à parapher et signer pour souscrire à un crédit immobilier ou encore une assurance, on comprend vite pourquoi cette méthode fait gagner du temps !
Signer un document en ligne pour souscrire à un contrat
La plus grosse révolution, c’est de pouvoir signer un document en ligne sans jamais avoir son interlocuteur en face de soi. Ou même sans jamais avoir à envoyer quoi que ce soit par courrier !
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La e-signature a d’ailleurs permis de booster un grand nombre de business. Il était une époque où, pour souscrire à un forfait téléphonique il fallait se rendre en boutique, et signer une liasse de documents. Puis est venue l’ère de la souscription par internet… pour laquelle il fallait renvoyer tous les papiers signés ! On comprend alors le Graal que représente la signature électronique dans des cas comme celui-ci.
Dans votre quotidien, vous serez de plus en plus confronté à la signature électronique, auprès de nombreux organismes. Typiquement, vous pouvez désormais déclarer la cession d’un véhicule sur internet, sans avoir à remplir de formulaire ni à le renvoyer à la sous-préfecture. C’est un numéro d’identification unique qui est lié à vous et à votre véhicule qui permet d’authentifier votre identité, et donne sa validité à la démarche en ligne.
Parmi les méthodes les plus courantes, il s’agit de prouver son identité par le biais d’un code reçu par SMS. Il est parfois demandé de prouver son identité en prenant un selfie (promis, il n’est pas conservé !) ou encore en photographiant votre pièce d’identité. Ces méthodes sont toutes juridiquement valables, à condition bien sûr que l’organisme prestataire de signature électronique soit certifié !
Signer un document pdf en ligne
La question la plus récurrente est bien celle-ci : comment faire pour signer un document pdf en ligne ? Et bien sachez que la plupart de ces prestataires le permettent.
Si vous recevez par email un document à renvoyer signé et qu’il est en pdf, vous vous sentez contraint de l’imprimer, le scanner de nouveau puis de le renvoyer.
Tout d’abord c’est long, ensuite c’est un certain gâchis de papier. Avec une solution de signature en ligne, vous pouvez importer vos pdf sur la plateforme, puis apposer votre signature dessus. Pour information cette solution est valable juridiquement, alors que le fait de scanner un document signé à la main le rend non recevable !
Utiliser la signature électronique en tant que professionnel
Pour un usage particulier vous avez sans doute été souvent confronté à l’utilisation de la signature électronique désormais. Mais du point de vue professionnel, avec vous déjà pensé à signer un document en ligne ?
Mis à part sans doute un boulanger, qui ne fait pas signer de contrats pour l’achat d’une baguette et d’un croissant, quasiment tous les professionnels ont beaucoup à gagner en utilisant la signature numérique. Dès lors qu’il s’agit de remplir des documents et de les signer, vous avez tout intérêt à utiliser ce type de solution.
Cela vous permettra, comme cité précédemment de gagner du temps et de faire des économies de papier. C’est un élément déjà important pour les signataires, mais encore plus en tant que professionnel. Si un de vos collaborateurs passe sa journée en rendez-vous à faire signer des contrats, imaginez qu’il économise 10 minutes et 20 feuilles de papier par rendez-vous !
Enfin, dernier argument mais pas des moindres, la signature électronique permet d’améliorer les taux de transformation. Dans le cas où votre prospect est à distance surtout, au lieu de lui envoyer un document par courrier qu’il devra vous renvoyer signé, vous gagnez du temps en lui permettant de signer à distance. Grand nombre de contrats sont partis aux oubliettes à cause de ça… et ce temps-là est révolu !